Wenn Unternehmen ihren Beschäftigten mitteilen, dass Arbeitsrechner erfasst werden, scheitert es selten am Willen, sondern am Wortlaut: Der Text ist so allgemein, dass er hinterher nichts erklärt. „Der Arbeitgeber ist berechtigt, die betrieblichen Systeme im erforderlichen Umfang zu überwachen“ beantwortet keine der drei Fragen, die Beschäftigte tatsächlich stellen: Was wird gesehen, wer sieht es, wie lange bleibt es gespeichert.
Diese Seite liefert ein Muster, das Sie direkt übernehmen können, sowie die Punkte, die beim Anpassen regelmäßig schiefgehen. Der Text ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung; die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten bleibt erforderlich.
Sieben Elemente, die in die Mitteilung gehören
- Zweck: Arbeitszeitkontrolle, Informationssicherheit oder Prozessverbesserung. Ein Zweck ist besser als drei.
- Geltungsbereich: welche Geräte, welche Abteilungen, wie viele Arbeitsplätze.
- Erfasste Daten: Ein- und Ausschaltzeiten, Anwendungsnutzung, Screenshots ja oder nein.
- Nicht erfasste Daten: private Mailkonten, private Cloud. Das aktiv zu benennen, verändert die Reaktion der Belegschaft.
- Zugriffsberechtigte: nach Rolle und Funktion, nicht „die Verwaltung“.
- Speicherdauer: wie lange, und was danach passiert.
- Ansprechpartner: wohin Fragen und Einwände gehen.
Muster zum Übernehmen
Kopieren Sie den folgenden Text und ersetzen Sie nur die fett markierten Platzhalter.
Mitteilung über die Erfassung der Nutzung betrieblicher Computer
An alle Beschäftigten
Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Arbeitsabläufe und zum Schutz der Informationswerte erfasst das Unternehmen die Nutzung der von ihm gestellten Computer wie nachfolgend beschrieben. Diese Mitteilung erfolgt vor Beginn der Erfassung.
1. Zweck
Erfassung zu Zwecken der [Arbeitszeitkontrolle / Verhinderung von Datenabfluss / Prozessverbesserung].
2. Geltungsbereich
Vom Unternehmen gestellte [Windows-/macOS-]Geräte der [Abteilungen, Anzahl].
3. Erfasste Daten
Ein- und Ausschaltzeiten, Nutzung betrieblicher Anwendungen, [Screenshots: ja/nein], [Dateizugriffe: ja/nein].
4. Nicht erfasste Daten
Inhalte privater E-Mail-Konten, Nutzung privater Cloud-Dienste, Inhalte von Tastatureingaben.
5. Zugriffsberechtigte
Ausschließlich [IT-Administration] und [Leitung Personalabteilung]; jeder Zugriff wird protokolliert.
6. Speicherdauer
[Drei] Monate ab Erhebung; danach werden die Daten gelöscht.
7. Rechte der Beschäftigten
Auskunft über die eigenen Daten ist bei [IT-Abteilung] zu beantragen.
8. Ansprechpartner
[Abteilung, Name, Durchwahl]
Eine Ablehnung dieser Mitteilung führt nicht zu einer benachteiligenden Behandlung; die Regelungen zur Nutzung betrieblicher Geräte gelten unabhängig davon.
[Firmenname]
[Datum]
Typische Fehler beim Anpassen
- „Soweit erforderlich“ statt einer Liste: Diese Formel öffnet den Umfang ins Unbegrenzte. Zählen Sie die Datenarten auf.
- Die Negativliste weglassen: Beschäftigte fragen zuerst nach dem privaten Bereich. Wer ihn ausdrücklich ausnimmt, gewinnt Glaubwürdigkeit für den ganzen Text.
- Zugriff nur nach Abteilung benennen: Ergänzen Sie Funktion und Hierarchieebene.
- Speicherdauer ohne Löschung: „drei Monate Aufbewahrung“ reicht nicht; ergänzen Sie „danach Löschung“.
- Widerspruch zur Betriebsvereinbarung: Weichen Mitteilung und Betriebsvereinbarung bei den Datenarten voneinander ab, ist der gesamte Text angreifbar.
Wie die Mitteilung wirkt
- Zuerst die Betriebsvereinbarung abschließen (Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Allen denselben Text zukommen lassen, nicht nur per E-Mail.
- Eine Veranstaltung pro Abteilung mit Gelegenheit zu Fragen.
- Empfangsbestätigung einholen, mit dem Hinweis, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat.
- Nach dem Start die Selbsteinsicht für Beschäftigte öffnen.
Häufige Fragen
Sind Mitteilung und Einwilligung dasselbe
Nein. Die Mitteilung erklärt, was geschieht; die Einwilligung bestätigt das Verständnis. Im Beschäftigungskontext ist die Einwilligung ohnehin selten die tragende Grundlage – Information und Betriebsvereinbarung sind der belastbare Weg.
Reicht eine E-Mail an alle
Sie informiert, erklärt aber wenig. Eine Veranstaltung mit Rückfragen vermeidet späteres „das wusste ich nicht“.
Geht es ohne Änderung der Betriebsvereinbarung
Wenn dort keine Regelung zur Erfassung existiert, entsteht eine Lücke zwischen Praxis und Vereinbarung. Diese Lücke ist der Angriffspunkt in jeder Prüfung.
Nur das aktivieren, was in der Mitteilung steht
iMonitor lässt sich auf die aufgeführten Datenarten begrenzen. Erfassungsumfang, Speicherdauer und Zugriffsrechte sind zentral konfigurierbar; nicht genannte Bereiche bleiben von Anfang an abgeschaltet.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ziehen Sie vor Änderungen an Betriebsvereinbarungen oder der Verarbeitung personenbezogener Daten Fachleute hinzu. Letzte Aktualisierung: 23. Oktober 2026.