Die Frage ist selten, ob eine Software technisch erfassen kann, was auf einem Firmenrechner passiert. Sie lautet fast immer: Dürfen wir das, und wie führen wir es ein, ohne die Belegschaft zu verlieren? Beides hängt an denselben drei Entscheidungen, die vor der Installation getroffen werden müssen.
Dieser Leitfaden ordnet die praktischen Schritte und die beiden rechtlichen Stolpersteine, die in Deutschland regelmäßig auftauchen: die Mitbestimmung des Betriebsrats und die Erforderlichkeit nach DSGVO. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
1. Drei Entscheidungen vor der Installation
- Zweck: Arbeitszeitkontrolle, Informationssicherheit oder Prozessverbesserung. Jeder Zweck erlaubt einen anderen Umfang.
- Umfang: welche Geräte, welcher Zeitraum, welche Erfassungstiefe.
- Löschfrist: wie lange die Daten aufbewahrt werden. Ohne Frist werden personenbezogene Daten unbegrenzt gehalten.
2. Was erfassen, was besser nicht
| Datenart | Praktische Einordnung |
|---|---|
| Ein- und Ausschaltzeiten, Arbeitszeit | Für Zeiterfassung üblich und der sicherste Einstieg. |
| Nutzung von Arbeitsanwendungen | Bei Zweck Prozessoptimierung vertretbar; private Anwendungen aus der Auswertung nehmen. |
| Screenshots | Auf konkrete Anlässe begrenzen (etwa Untersuchung eines Datenabflusses). Dauerhafte Screenshots sind der Punkt mit dem größten Widerstand und der schwächsten Verhältnismäßigkeit. |
| Inhalt der Tastatureingaben | Grundsätzlich vermeiden. «Wie viel getippt wird» und «was getippt wird» sind völlig verschiedene Dinge. |
| Private Mailkonten, private Cloud | Außerhalb des Umfangs. Auch bei gestellten Geräten ist der privat genutzte Bereich zu trennen. |
| Dauerhafte Kamera- oder Mikrofonaufzeichnung | Am schwersten zu begründen. Wenn überhaupt, dann Zweck, Zeitfenster und Löschfrist auf das Minimum begrenzen. |
Die Prüffrage ist immer dieselbe: Lässt sich der Zweck ohne diese Daten erreichen? Gibt es ein milderes Mittel, ist dieses zu wählen. Das ist der Kern der Verhältnismäßigkeit – und zugleich das Argument, das einer Prüfung am ehesten standhält.
3. Betriebsrat: Mitbestimmung ist keine Formalie
Überwachungssoftware ist in der Regel eine technische Einrichtung, die geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Damit greift die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – unabhängig davon, ob die Software tatsächlich zur Leistungskontrolle genutzt wird.
Praktisch heißt das: Ohne Betriebsvereinbarung sollte nicht eingeführt werden. Eine solche Vereinbarung regelt typischerweise:
- welche Daten erhoben werden und welche ausdrücklich nicht,
- wer einsehen darf und ob jede Einsicht protokolliert wird,
- wie lange Daten gespeichert und wann sie gelöscht werden,
- ob Beschäftigte ihre eigenen Daten einsehen können,
- ein Verfahren für Beschwerden und für die Nachprüfung der Vereinbarung.
4. DSGVO: vier Punkte, die geprüft werden
- Rechtsgrundlage: für Beschäftigtendaten regelmäßig § 26 BDSG; die Erforderlichkeit muss dokumentiert sein.
- Transparenz: Beschäftigte müssen wissen, was erhoben wird, warum und wie lange.
- Zugriffskontrolle: Rechte auf das Admin-Panel begrenzen und jede Einsicht protokollieren.
- Löschung: Fristen technisch durchsetzen. Systeme mit automatischer Löschung verhindern die häufigsten Fehler.
5. Einführung in fünf Schritten
- Nur Arbeitszeit erfassen: keine Screenshots, keine Tastatureingaben. Ein Zweck, eine Botschaft.
- Zuerst die Seite der Einsichtnahme ordnen: wer darf sehen, zu welchem Anlass. Wird das übersprungen, zerstört die erste unnötige Einsicht das Vertrauen.
- Selbsteinsicht vor Ausbau: Beschäftigte können ihre eigenen Daten sehen, bevor weitere Funktionen freigeschaltet werden.
- Nur begründbare Bereiche ergänzen: etwa eine Abteilung mit einem dokumentierten Vorfall.
- Nach sechs Monaten überprüfen: abschalten, was keinen Zweck mehr erfüllt. Abschalten zu können ist selbst ein Argument im Einführungsgespräch.
6. Häufige Fragen
Brauchen wir die Zustimmung der Beschäftigten?
Im Beschäftigungskontext ist die Einwilligung selten die tragende Rechtsgrundlage, weil sie selten freiwillig ist. Information, Transparenz und eine Betriebsvereinbarung sind der belastbare Weg.
Dürfen wir private Nutzung auf Firmengeräten prüfen?
Die Eigentumsfrage erlaubt keine unbegrenzte Einsicht in den privaten Bereich. Wenn private Nutzung gestattet ist, sollte dieser Bereich aus der Erfassung herausgenommen oder klar geregelt werden.
Sind dauerhafte Screenshots zulässig?
Sie sind der am schwersten zu begründende Fall. Sinnvoll ist eine Begrenzung auf konkrete Anlässe, verbunden mit Frequenz, Löschfrist und geregeltem Zugriff.
Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?
Das richtet sich nach dem Zweck: für Zeiterfassung meist ein bis drei Monate, für Vorfallnachweise so lange wie nötig. Entscheidend sind eine feste Frist und die tatsächliche Löschung.
Mit dem kleinsten Umfang starten
iMonitor lässt sich mit reiner Zeiterfassung beginnen; weitere Module werden nur bei Bedarf aktiviert. Erfassungsumfang, Löschfristen und Einsichtsrechte sind zentral konfigurierbar.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ziehen Sie vor Änderungen an Betriebsvereinbarungen oder der Verarbeitung personenbezogener Daten Fachleute hinzu. Letzte Aktualisierung: 23. Oktober 2026.