Wenn jemand das Unternehmen verlässt, denkt die IT an das Deaktivieren des Kontos und das Zurückholen des Notebooks. An die Überwachungsdaten denkt fast niemand: was bleibt, was wird gelöscht und wer darf es danach sehen.
Drei Schritte, in dieser Reihenfolge
- Zugriff sperren, Konto nicht löschen. Löschen entfernt die Zugriffsprotokolle – und genau die braucht man, wenn Monate später eine Forderung auftaucht.
- Exportieren, was übergeben wird. Arbeitsdateien, Mail, Kundenkontakt. Übergabe an die verantwortliche Person, mit Datum und einer Notiz, was kopiert wurde.
- Überwachungsdaten nach der Richtlinie behandeln. Läuft ein Verfahren oder eine Prüfung, werden sie aufbewahrt und als „Legal Hold“ markiert; sonst gilt die normale Frist.
Was bleibt, was geht
Bleibt: was ein Arbeitsverhältnis dokumentiert – Daten, erfasste Arbeitszeit, Personalakte. Geht: was operativ war und nicht mehr gebraucht wird – Bildschirmfotos, Anwendungsverläufe ohne Vorfall, Browserverläufe.
Eine brauchbare Prüffrage: Kann niemand sagen, wofür diese Daten in sechs Monaten gebraucht würden, sollten sie nicht mehr da sein.
Der teure Fehler
Das gesamte Konto am letzten Tag zu löschen. Es ist schnell, wirkt sauber – und vernichtet das Zugriffsprotokoll, das belegt, wer was eingesehen hat. Kommt die Forderung, kann das Unternehmen nicht zeigen, was es richtig gemacht hat.
iMonitor EAM auf Deutsch · Wie lange Daten aufbewahren
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.