„Alles für alle Fälle aufbewahren“ ist in den meisten Überwachungsprojekten die Voreinstellung – und der einfachste Weg, ein Audit zu verlieren. Aufbewahrung ist eine Entscheidung, keine Speichereinstellung.

Ausgangspunkt je Datenart

• Arbeitszeit (Anmeldung, aktiv, Leerlauf): ein Lohnzyklus plus die gesetzliche Frist für Lohnforderungen.
• Anwendungs- und Webnutzung: 30 bis 90 Tage im Detail; Aggregate dürfen länger bleiben.
• Tastenanschläge (Anzahl): 30 Tage; dient nur dem Trend.
• Bildschirmfotos: 14 bis 30 Tage, außer bei einer laufenden Untersuchung.
• Datei- und USB-Transfers: 90 bis 180 Tage.
• Zugriffsprotokolle (wer was gesehen hat): ein Jahr.

Drei Regeln, die die Tabelle tragen

1. Im System durchsetzen, nicht in einer Richtlinie. Wenn das Löschen davon abhängt, dass jemand daran denkt, passiert es nicht.
2. Legal Hold von der Routine trennen. Eine offene Untersuchung wird ausdrücklich ausgenommen – mit Verantwortlichem und Enddatum.
3. Den Grund neben die Zahl schreiben. „90 Tage, weil Datei-Streitfälle innerhalb eines Quartals auftauchen“ übersteht einen Führungswechsel; „90 Tage, weil das der Standard war“ nicht.

Und es gehört in die Mitteilung: „Bildschirmfotos werden nach 30 Tagen gelöscht“ ist eine Angabe, die Beschäftigte bewerten können.

iMonitor EAM auf Deutsch · Zwölf Prüfpunkte vor dem Kauf

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

→ Auch lesenswert: Überwachung im Homeoffice

☰ Alle Leitfäden im Überblick

☰ Die fünf Leitfäden zusammen lesen

Wenn Mitarbeitende ihr eigenes Notebook oder Smartphone nutzen dürfen, spart das Geld und macht Compliance komplizierter. Die praktische Frage lautet nicht „dürfen wir ein privates Gerät überwachen?“, sondern „welcher Teil dieses Geräts gehört uns?“

Die Linie, die funktioniert

Erfassbar: Nutzung der Firmenanwendungen, Zugriff auf Unternehmenssysteme, Aktivität innerhalb dieser Systeme und Dateien, die sie verlassen. Das ist berufliche Tätigkeit, unabhängig davon, wem das Gerät gehört.

Nicht erfassbar: private Nachrichten, Fotos, Standort außerhalb der Arbeitszeit, private Kontakte oder Bildschirminhalte, während nicht gearbeitet wird. Ein Agent, der auf einem privaten Smartphone dauerhaft Bildschirmfotos macht, zeichnet das Privatleben konstruktionsbedingt auf – auch wenn niemand es ansieht.

Drei Bedingungen vor der Installation

1. Informierte, konkrete Einwilligung, schriftlich. Auf einem privaten Gerät genügt die allgemeine Mitarbeiterrichtlinie nicht; es braucht eine ausdrückliche, widerrufbare Zustimmung.
2. Technische Trennung statt Versprechen. Entweder sieht der Agent nur den Unternehmensbereich (Mail, verwaltete Apps), oder wir verlassen uns auf guten Willen.
3. Was beim Austritt passiert. Das Löschen muss Firmendaten entfernen und private Daten unberührt lassen; wenn das nicht nachweisbar ist, ist es nicht gelöst.

Eine einfachere Alternative

Wenn das Ziel der Schutz von Informationen ist und nicht die Beobachtung von Menschen, reicht meist Data-Loss-Prevention auf den Unternehmenssystemen: welche Dateien kopiert wurden, auf welchen Datenträger, über welchen Kanal. Das wird auf dem Firmenserver protokolliert und braucht keinen Agenten auf dem privaten Smartphone.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

iMonitor EAM auf Deutsch · Zwölf Prüfpunkte vor dem Kauf

→ Weiterlesen: BYOD – was auf einem privaten Gerät erfasst werden darf

☰ Alle Leitfäden im Überblick

☰ Die fünf Leitfäden zusammen lesen

Wenn die halbe Woche zu Hause gearbeitet wird, verliert die Frage „sitzt jemand am Platz?“ ihre Bedeutung. Die nützliche Frage lautet: Bleibt ein Nachweis, dass die Arbeit erledigt wurde?

Drei Entscheidungen vor der Installation

1. Was wird erfasst. Für Arbeitszeit und Überstunden reichen Anmeldung, aktive Zeit und Leerlauf. Tastenaktivität wird gezählt, nicht mitgeschnitten: wie viel getippt wurde beantwortet die Produktivitätsfrage; was getippt wurde schafft eine Datenkategorie, die niemand verteidigen will.

2. Wo die Daten liegen. Cloud-Überwachung lädt Aufzeichnungen auf Server des Anbieters und macht aus einer internen Entscheidung eine Datentransferfrage. On-Premise bleibt der Server im Firmennetz; die Antwort auf „wo liegen diese Daten“ ist ein Satz statt eines Richtlinienpakets.

3. Wer es sehen darf. Rollenrechte, ein Zugriffsprotokoll und eine systemseitig durchgesetzte Aufbewahrungsfrist. Wenn die Software nicht einschränken kann, wer Bildschirmfotos sieht, ist die schriftliche Regelung der einzige Schutz – und eine Regelung ist keine Kontrolle.

Was sie nicht tun sollte

• Bildschirmfotos standardmäßig für alle erfassen, wenn das erklärte Ziel die Arbeitszeit ist.
• Den Umfang mitten im Projekt ohne dokumentierten Grund ausweiten.
• Nur mit Verbindung funktionieren: ein Notebook ohne Netz muss weiter aufzeichnen und später hochladen.

Rechtlicher Hinweis

In Deutschland ist bei technischen Überwachungseinrichtungen regelmäßig die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten (§ 87 BetrVG); dazu kommen die DSGVO-Grundsätze Zweckbindung, Erforderlichkeit und Transparenz. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Wo iMonitor EAM passt

iMonitor EAM ist Aktivitätsüberwachung und Data-Loss-Prevention auf dem eigenen Server. Module lassen sich einzeln aktivieren, Tastenaktivität wird gezählt statt erfasst, ein Server verwaltet bis zu 2.000 Endgeräte unter Windows, macOS und Linux. Dauerlizenz pro Client mit einem Jahr Updates und Support; Professional ab 5 Clients, 15 Tage Test.

Produkt auf Deutsch · Zwölf Prüfpunkte vor dem Kauf

→ Weiterlesen: BYOD – was auf einem privaten Gerät erfasst werden darf

☰ Alle Leitfäden im Überblick